Video de como se debe realizar e implementar el proceso de Gestión Documental en tu empresa.

https://www.youtube.com/watch?v=oZmI-1s78AY

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

¿QUE ES?

Son un conjunto de actividades relacionadas entre sí con el objetivo de administrar la información contenida en documentos, estas actividades intervienen desde la obtención o ingreso de los documentos y su posterior tratamiento para concluir con un resultado.

  

¿COMO SE IMPLEMENTAN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL? 

Existen 6 procesos según el Archivo General de la Nación.

PLANEACIÓN

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

PRODUCCIÓN

Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

ORGANIZACIÓN

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

TRANSFERENCIA

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

¿COMO SE IMPLEMENTAN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Es muy importante antes de realizar e implementar el proceso de gestión documental (PGD) identificar las necesidades de la empresa y de acuerdo con esto poner en marcha los parámetros y características propias de la compañía.

¿CUALES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Como ya es de su conocimiento la teoría Archivistica es universal y rige a todo el mundo sin excepción alguna, pero a veces el proceso cambia según las costumbres y necesidades de cada país.  

Ahora bien, según el decreto 1080 de 2015 se crean los procesos de gestión documental para Colombia definidos para todo el territorio nacional.

Estos procesos son: 

*Planeación

*Producción

*Gestión y tramite

*Organización documental 

*Transferencias

*Disposición final

*Preservación a largo plazo

*Valoración

     

¿DE QUE TRATA CADA PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?    

Planeación: Consiste en disminuir la improvisación de las acciones en el área de archivo que la empresa este realizando o desea implementar. Los beneficios de planear, es decir, pensar antes de actuar, es que se plantean los objetivos mediante unos lineamientos y condiciones para la manipulación y tramite de los documentos.

Producción: Mediante este proceso, se deben definir las características de los distintos documentos que la empresa genera así como las condiciones de los que se reciben. Con este proceso se determina quienes son los responsables de los trámites, sus firmas y los participes en su elaboración. 

Gestión y Trámite: Establece los parámetros para la recepción, distribución y tramite de los documentos tanto de los entrantes como los que se envían.

Debe ser apoyado por herramientas manuales como tecnológicas para el adecuado control de los documentos, se enfoca principalmente en la determinación de flujos de trabajo, seguimientos a trámites y parametrización a los tiempos de respuesta.

Organización: Aquí se establece todos los procedimientos que deben aplicar no solo en el área de archivo sino en toda la empresa, implementado la clasificación documental, sistemas de ordenación de acuerdo a las unidades documentales y ademas de crear sus respectivos instrumentos de descripción documental.

Transferencia: En este proceso se busca eliminar todos los malos hábitos que tienen las entidades y es el de enviar a distintos depósitos los documentos, sin criterio alguno, sin un cronograma establecido y sin llevar a cabo buenas practicas para la recepción y archivado.

Aquí toda la empresa empieza a regir bajo un mismo procedimiento y proceso, no solo para los documentos físicos sino para los electrónicos.

Disposición final de los documentos: Se seleccionan los documentos que se conservaran o si por el contrario se eliminaran. El insumo para determinar si los documentos pasan a un archivo central o histórico es a partir de las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental. 

Preservación a largo plazo: Este proceso se enfoca en que realices acciones que garanticen la conservación de los documento sin importar su tipo de soporte.

El objetivo es que la información que contiene el documento se conserve bajo condiciones adecuadas que permitan su consulta con el pasar de los años.

Valoración: Consiste en identificar los valores primarios y secundarios de los documentos. Es importante tener en cuenta los cambios que puedan tener los documentos tanto al interior como en el exterior de la empresa.  

En el link citado; ejemplo de la aplicación y ejecución del proceso de la Gestión Documental, se podrá observar el programa publicado por parte de la Defensoría del Pueblo de Colombia realizado en el año 2016, mostrando desde su primera fase de planeación hasta la valoración final que se le dará a los documentos de la entidad.

https://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/PGD_Defensoriacompleto.pdf